Drill voor het absenteïsmegesprek: Werken aan een open houding en empathisch dialoog

Langdurig absenteïsme is een van de meest delicate situaties waarmee een manager te maken kan krijgen. Het is een combinatie van menselijke aspecten, gezondheidsvraagstukken, juridische kwesties en teamrelaties. En sinds kort is het wettelijk kader veranderd: de manager wordt niet langer alleen aangemoedigd om contact te houden met hun afwezige medewerkers, die is hier nu toe verplicht. Bezoeken, telefoontjes, terugkeergesprekken… het zijn allemaal momenten die tact, voorbereiding en een begeleidende houding vereisen.

Toch zijn goede bedoelingen en goede wil alleen niet voldoende. In deze emotioneel geladen situaties is het een ware kunst om de juiste woorden te vinden en de juiste houding aan te nemen: niet te afstandelijk, maar ook niet te opdringerig. Een vaardigheid die je kan leren, oefenen en aanscherpen.

Dat is precies de bedoeling van deze drill: managers een veilige ruimte bieden om te experimenteren, fouten te maken en opnieuw te beginnen, met de steun van een professionele acteur die echte situaties uit de praktijk naspeelt.

Geen abstracte theorie, maar intensieve en ondersteunende rollenspellen, zodat de manager op de beslissende dag vol vertrouwen, met een heldere visie en de juiste reflexen het gesprek kan aangaan.

Hoofddoel: Een empathische en gestructureerde stijl ontwikkelen als manager-coach tijdens absenteïsmegesprekken of gesprekken om het contact te onderhouden met een medewerker die langdurig afwezig is.

Aan het einde van de opleiding is de deelnemer in staat om:

• Te voldoen aan de wettelijke voorschriften: de nieuwe verplichtingen op het gebied van contactonderhoud en het voorkomen van uitsluiting van de arbeidsmarkt implementeren, en handelen in overeenstemming met de regelgeving.
• Een absenteïsmegesprek voor te bereiden en te structureren: de belangrijkste stappen anticiperen, het juiste moment en de juiste omstandigheden kiezen om een sfeer van vertrouwen te creëren.
• De houding van een manager-coach aan te nemen: actief luisteren, herformuleren en open vragen stellen om de medewerker te begeleiden zonder te oordelen of op te leggen.
• De juiste woorden te vinden in een delicate situatie: oefenen met het formuleren van duidelijke, empathische en professionele boodschappen in emotioneel geladen of onverwachte situaties.
• Om te gaan met moeilijke reacties: omgaan met stilte, weigeringen, heftige emoties of pogingen om je in twijfel te trekken, en tegelijkertijd het gesprek op een constructieve manier op koers houden.

Deze opleiding is bedoeld voor de hiërarchische lijn of elke andere persoon die deze gesprekken moet voeren.

Verduidelijking van het wettelijk kader:

• Belangrijke punten om veilig te handelen

Een open houding en empathisch dialoog

• De rol van de manager-coach
• De pijlers van actief luisteren
• Woorden die een opening bieden versus woorden die afsluiten
• De structuur van een gesprek om contact te behouden: voor, tijdens en na
• Te vermijden valkuilen

Een klimaat bevorderen dat dialoog mogelijk maakt

• Emotionele reacties ontcijferen en daarop reageren

Efficiënt voeren van een gesprek

• Introductie van en oefenen met de volgende modellen: DESC, GROW
• Open vragen voorbereiden
• Een stappenplan opstellen voor het gesprek

Rollenspellen met acteur

• Presentatie van de casussen: typische situaties uit de praktijk
• Drill van het gesprek
• De acteur varieert de reacties

Debriefing en persoonlijke feedback

• Feedback van de groep: vriendelijke en constructieve blik tussen collega’s
• Vastleggen van 3 persoonlijke voornemens voor de volgende echte situatie
• Afsluitende ronde: wat heb ik geleerd

De opleiding wordt gegeven door ervaren coaches van băo academy, die zijn opgeleid in groepsdynamica, in samenwerking met een professionele acteur.

Onze lesmethode is actief en maakt gebruik van de ervaring van de deelnemers.

Onze didactische methoden zijn in lijn met de principes van de andragogie (volwassenopleiding):

• De opleiding moet zinvol zijn en inspelen op een behoefte.
• De toepassing in de praktijk tijdens het leren is een motiverende factor.
• De aanpak mag niet te schools zijn en de sfeer moet ontspannen zijn.
• De verscheidenheid aan benaderingen is belangrijk om in te spelen op verschillende leermethoden.
• De uitwisseling tussen deelnemers is van fundamenteel belang, omdat we ook leren van anderen.

De didactische aanpak die we voor deze opleiding hanteren is gebaseerd op een pedagogie die vooral participatief en collaboratief is. De oplossingen komen niet alleen van de trainer, ze komen vooral van de groep deelnemers. Daarom is de trainer meer een facilitator die de deelnemers regelmatig in werkgroepen plaatst, zodat iedereen kan ontdekken wat voor hen de beste oplossingen zijn en ermee experimenteren. De theorie wordt alleen gegeven als stof tot nadenken, niet als een recept dat universeel kan worden toegepast.

Tijdens de opleiding stelt de lesmethode deelnemers in staat om te zien of hun huidige werkwijzen relevant zijn of niet, en om vervolgens concrete manieren te vinden om ze te verbeteren. De didactische aanpak bestaat er vooral uit de deelnemers in staat te stellen verbeterpunten te identificeren die passen bij hun context, in plaats van principes en werkwijzen te onderwijzen die relevant kunnen zijn, maar erg ingewikkeld om toe te passen omdat ze in strijd zijn met het referentiekader van sommigen. Het resultaat is een actieplan waar de deelnemers zich aan kunnen houden, omdat ze de toegevoegde waarde hebben begrepen van de good practices die kunnen worden geïnitieerd en geïmplementeerd, terwijl ze zichzelf kunnen blijven.

Tijdens de opleiding willen we daarom zoveel mogelijk tijd besteden aan uitwisselingen tussen deelnemers, aan vraag- en antwoordsessies en vooral aan het in praktijk brengen van de vaardigheden die samenhangen met samenwerking door middel van workshops, rollenspelen en spelletjes waarin de concepten die tijdens de dag aan bod kwamen, geïntegreerd worden.