Conflictpreventie: Harmonie opbouwen vóór de storm

Als manager weet je dat beter dan wie ook: een conflict dat uitbreekt, kost altijd meer dan spanning dat men op tijd heeft kunnen neutraliseren. Energieverlies, een verslechterde teamsfeer, uitgestelde beslissingen, aangetast vertrouwen … de gevolgen van een conflict dat slecht wordt ingeschat, reiken veel verder dan het ongemak van het moment.

En toch is het goede nieuws dat de overgrote meerderheid van de conflicten niet uit het niets ontstaat. Ze kondigen zich aan. Er valt een stilte, de toon verandert, de werkdruk neemt elke week iets meer toe: dit zijn allemaal signalen die je dankzij je positie in de hiërarchische lijn eerder opmerkt dan anderen, op voorwaarde dat je ze weet te interpreteren en er daadwerkelijk iets aan durft te doen.

Dat is precies waar het bij deze opleiding om draait: je de tools geven om proactief te handelen in plaats van in paniek te reageren. Want voorkomen is beter dan genezen.

Voorkomen betekent dat je de energie van je teams behoudt, de kwaliteit van je professionele relaties beschermt en zowel jezelf als je medewerkers situaties bespaart die hun sporen nalaten.

Deze opleiding nodigt je dan ook uit om je houding te veranderen: niet langer wachten tot de spanning uitmondt in een conflict om in te grijpen, maar de reflex van zorgzame waakzaamheid ontwikkelen, waardoor je kan anticiperen, bijsturen en de situatie kan neutraliseren voordat de zaken uit de hand lopen.

Aan het einde van de opleiding is de deelnemer in staat om:

• De belangrijkste bronnen van conflicten binnen een team in kaart te brengen en de specifieke rol van de manager bij het voorkomen daarvan.
• Uit te leggen welke mechanismen ervoor zorgen dat een onschuldige spanning binnen een team kan uitgroeien tot een openlijk conflict, en de subtiele signalen herkennen waarop men in het dagelijkse management moet letten.
• Proactieve communicatietechnieken voor managers in te zetten om spanningen meteen bij het ontstaan ervan te neutraliseren, zowel met medewerkers als tussen collega’s onderling.
• Een bepaalde teamsituatie te analyseren om de risicofactoren ervan in kaart te brengen en de meest geschikte managementaanpak te kiezen.
• De relevantie van de eigen beslissingen en de eigen leidinggevende houding in een gespannen situatie te beoordelen, en de manier van optreden aanpassen om zowel de teamcohesie als het eigen gezag als leidinggevende te behouden.
• Een op maat gemaakt actieplan op te stellen voor conflictpreventie binnen het eigen team, waarin terugkerende aandachtspunten, managementrituelen en maatregelen voor vroegtijdig ingrijpen bij vastgestelde spanningen zijn opgenomen.

Deze opleiding is bedoeld voor de leden van de hiërarchische lijn.

Opstart en contextualisering

• Rondvraag: verwachtingen van de deelnemers en ervaringen met conflicten binnen hun team
• Voorstelling van de doelstellingen en de rode draad van de dag
• In perspectief plaatsen: “Voorkomen is beter dan genezen”

De conflictgebieden begrijpen

• De verschillende niveaus van conflicten
• Terugkerende oorzaken: waarden, belangen, middelen, communicatie, positie in de hiërarchische lijn
• Oefening: de meest voorkomende spanningsgebieden binnen de eigen managementsfeer in kaart brengen

Het Tuckman-model: anticiperen op basis van de maturiteit van het team

• De 5 ontwikkelingsfasen van een team
• Bepalen in welke fase het team zich bevindt en welke specifieke risico’s op spanningen er in elke fase bestaan
• Je leiderschapsstijl aanpassen aan de maturiteit van het team

De quick wins van preventie

• Eenvoudige managementrituelen met een grote impact
• Vroegtijdige detectie: leren de subtiele signalen te herkennen
• Goede gewoontes voor dagelijks gebruik

Interventiemethoden: bemiddeling, arbitrage, onderhandeling

• Bemiddeling: de rol van de neutrale derde partij, basisprincipes, wanneer en hoe dit in te zetten
• Arbitrage: wanneer een beslissing noodzakelijk wordt, de grenzen van de rol van het management in deze situatie
• Onderhandelen: de belangrijkste technieken

De positionering in conflictpreventie volgens Thomas en Kilmann

• Presentatie van het model: de 5 stijlen van conflictbeheersing
• Zelfdiagnose: je dominante stijl van conflictbeheersing vaststellen
• Begrijpen dat geen enkele stijl op zich ‘goed’ of ‘slecht’ is: het gaat erom je houding aan te passen aan de context, de inzet en de relatie
• Praktische oefening: aan de hand van rollenspellen,

 Aanvullende inzichten: het model van Leoncini

• Presentatie van het model en de voordelen ervan voor het preventief beheer van spanningen
• Concrete toepassing op managementsituaties die de deelnemers zelf hebben meegemaakt

Samenvatting en actieplan

Onze lesmethode is actief en maakt gebruik van de ervaring van de deelnemers.

Onze didactische methoden zijn in lijn met de principes van de andragogie (volwassenopleiding):

• De opleiding moet zinvol zijn en inspelen op een behoefte.
• De toepassing in de praktijk tijdens het leren is een motiverende factor.
• De aanpak mag niet te schools zijn en de sfeer moet ontspannen zijn.
• De verscheidenheid aan benaderingen is belangrijk om in te spelen op verschillende leermethoden.
• De uitwisseling tussen deelnemers is van fundamenteel belang, omdat we ook leren van anderen.

De didactische aanpak die we voor deze opleiding hanteren is gebaseerd op een pedagogie die vooral participatief en collaboratief is. De oplossingen komen niet alleen van de trainer, ze komen vooral van de groep deelnemers. Daarom is de trainer meer een facilitator die de deelnemers regelmatig in werkgroepen plaatst, zodat iedereen kan ontdekken wat voor hen de beste oplossingen zijn en ermee experimenteren. De theorie wordt alleen gegeven als stof tot nadenken, niet als een recept dat universeel kan worden toegepast.